Project Service

Project Service bedeutet Unterstützung Ihrer Projektarbeit – wo immer Sie diese benötigen.

In der Praxis sind vor allem zwei Schwerpunkte zu erkennen, die Projekte immer wieder vor große Herausforderungen stellen.

Projektrisiken sind insbesondere

Zeitkritikalität
Projekterfahrung

Diese beiden Schwerpunkte fängt ProjectInFlow mit dem Project Office und Coaching auf.

Das Project Office entlastet bei typisch zeitaufwändigen, zum großen Teil wiederkehrenden, Aufgaben. Insbesondere administrative bzw. organisatorische Tätigkeiten kosten dem Projekt viele Ressourcen.

Coaching bedeutet direkte persönliche Unterstützung, gerade auch in schwierigen Situationen. Projekterfahrung wird sukzessive im realen Projekt aufgebaut. Risiken werden minimiert.

Wo immer Sie Unterstützungsbedarf im Projekt sehen, nehmen Sie Kontakt auf.

S

Strategische Ausrichtung

O

Organisatorisches Umfeld

S

Systematisches Vorgehen

Ursprünglich für Großprojekte geschaffen, stellt die S-O-S Methode auch für allgemeine und kleinere Projekte hilfreiche Mittel für erfolgreiche Projektarbeit zur Verfügung. Zugrunde liegt die ganzheitliche Betrachtung des Projekts und der Projektmitarbeiter, die durch gezielte Maßnahmen auf die Erfolgsfaktoren der Methodik einwirken.

Project Office

Der ungehinderte Ablauf im Projektalltag wird im Project Office sicher gestellt. Der Projektleiter ist entlastet und wertvolle Energie bleibt für andere Aufgaben erhalten.

Die Anforderungen sind situativ unterschiedlich. Das Leistungsangebot entsprechend groß. Nehmen Sie Kontakt auf.

Beispiele möglicher Unterstützungsleistungen

Dokumentation und Controlling des Projektfortschritts
Vorbereitung, Durchführung und Protokollierung von Projektrunden, Projekt-Reviews
Erstellung und kontinuierliche Pflege von Statistiken, Metriken und Projektstatusberichten
Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Übersichten
Aufgabencontrolling, z.B. mittels Pflege und Überwachung von To-do Listen
Aufbau einheitlicher Projektstrukturen, z.B. Dokumentenablage, Berichtsvorlagen
Vereinheitlichung von Arbeitsvorgängen und deren Ergebnisse
Planung Ressourceneinsatz, Koordination und Anleitung einzelner Backoffice-Einheiten
Beschreibung von Arbeitspaketen
Stärkung und Verbesserung der Projektkommunikation
Dokumentation und Optimierung an beteiligten Prozessen
Toolprogrammierung zur Unterstützung von Arbeitsvorgängen

T

T o g e t h e r

E

E v e r y b o d y

A

A c h i e v e s

M

M o r e

Erfolgreiche Projekte entstehen durch erfolgreiche Teams. Grundlage erfolgreicher Teamarbeit ist die gemeinsame Identifikation mit der Aufgabe und das verfolgen gemeinsamer Ziele. Die Fähigkeiten jedes Einzelnen entsprechen seinen Aufgaben. Es wird angemessen gefördert und gefordert. Feedback und konsequentes Handeln weisen die Richtung.

Coaching

Häufig werden Mitarbeiter aufgrund ihres Fachwissens für die Leitung eines Projekts benannt. Die Projektdurchführung erweist sich in der Folge aber mitunter als äußerst schwierig, obwohl die Mitarbeiter das Unternehmen bestens kennen und hochmotiviert sind.

Fehler in der Planungsphase des Projekts führen zu nicht erreichbaren Zielstellungen, Zeitverzug oder Budgetüberschreitung. Bereits zu Projektbeginn entsteht die Basis für ein späteres Scheitern.

Die Mitarbeiter investieren viel Energie und Zeit auf die generellen, methodischen Teile der Projektdurchführung und verlieren darüber hinaus den Blick auf das Wesentliche. Eine Spirale aus Zeitdruck, eigenen Ansprüchen, Erwartungshaltung des Vorgesetzten und des Kunden entsteht. Obwohl alle mit ganzem Einsatz arbeiteten, droht das Projekt zu scheitern. Sie sehen sich mit massiven Problemen konfrontiert.

Vielfach ist bereits mit kurzer Unterstützung eine langfristige positive Änderung möglich und das Projekt kann erfolgreich zum Abschluss gebracht werden. Hierbei steht der Mitarbeiter stets im Mittelpunkt der Unterstützung. Ihm wird auf Projektebene Hilfe geboten, sein Know-how ist unbestritten.

Coaching zu Projektstart

Zu Beginn eines Projektes wird die Basis für dessen erfolgreichen Verlauf gelegt.

Mittels Coaching überwinden Sie mögliche Hindernisse bereits in der Planungsphase und den ersten Schritten der Umsetzung.

Beispiele möglicher Unterstützung

Projektplanung, Analyse
Berechnung Zeitbedarf, notwendige Ressourcen
Bildung Projektteams
Erstellung Meilensteine
Bestimmung Eskalationsschritte u. -ebenen
Darstellung Fallbackszenarieren
Berichtswesen, Dokumentation
Erstellung Entscheidungsvorlagen
Planung, Durchführung KickOff

Coaching im laufenden Projekt

Begleitung bei erforderlicher Hilfe – so kurz wie möglich – so lange wie nötig, ggf. über die gesamte Projektlaufzeit.

Bedarfsorientiert werden Sie im Projekt nach Ihren Erfordernissen unterstützt. So stellen wir gemeinsam den erfolgreichen Projektabschluss sicher. Zusätzlich erhalten Sie in Ihrem direkten Arbeitsumfeld praktische Projektkenntnisse und können zukünftige Projekte erfolgreich leiten.

Beispiele möglicher Inhalte

Erfassung Projektstatus
Durchführung Risikoanalyse
Erstellung Entscheidungsvorlagen
Veranlassung notwendiger Eskalationen
Erarbeitung von Fallbackszenarieren
Berechnung Zeitbedarf, notwendige Ressourcen
Erarbeitung Berichtswesen, Dokumentation

Coaching vs. Seminare

Seminare sind im Vorfeld eines Projektes für den Wissensaufbau sinnvoll. Sollen aber im anlaufenden bzw. im bereits fortgeschrittenen Projekt Erfolge erzielt werden, sind sie nicht die erste Wahl.

Vorteile von Coaching

Keine konstruierten Szenarien und Problemstellungen
Direkt und individuell auf die Notwendigkeiten abgestimmte Inhalte
Kein zusätzlicher Zeit- und Arbeitsaufwand
Gesamtheitliche, nicht auf Einzelumfänge begrenzte Unterstützung
Direkte im (an)laufenden Projekt wirksame Arbeitsmittel und Arbeitsmethoden
Seminare wirken mittel- und langfristig, nicht aber in akuter Not
Unmittelbare außenwirksame Erfolge
Psychische und physische Entlastung in der Krisensituation
Stärkung des Mitarbeiters

ProjectInFlow – Jens Lerch

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